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Frais de voyage et de déplacement

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Université du Québec à Montréal

Mémo,


 

Aux responsables d’UBR (enveloppes budgétaires) :

   Nous vous présentons ici un résumé du fichier «Directives SF-2 Frais de voyage et déplacement» que vous pouvez trouver sur le site des Services financiers de l'UQAM http://servicesfinanciers.uqam.ca/directives-et-procedures.html

 

Procédure de remboursement de dépenses de frais de voyage et de déplacement :

 

Vous devez remplir le formulaire SF070 Rapport de dépenses dans les 30 jours ouvrables suivants la date de retour. Le rapport de voyage doit inclure les informations suivantes :

-       Nom, prénom, l’adresse personnelle et le matricule numérique;

-       Dates et les destinations;

-       Objectif du voyage;  

-       Détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses reliées à ces visites;

-       Précisions sur le véhicule utilisé;

-       Signature de la, du supérieur immédiat ou de sa, son délégué;

-       Documentation d’appui officielle (ex. : prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers, lettre d’invitation);

-       Reçus originaux des billets d’avion et les cartes d’embarquement (les cartes d’embarquement des compagnies aériennes ne seront pas acceptées en remplacement des reçus de billets d’avion, sauf dans le cas de billets électriques);  

-       Reçus originaux avec preuve de paiement* comme par exemple les factures d’hôtel, les contrats de location de véhicules. Les bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides;

 

-       Annexe au formulaire à remplir pour les déplacements et séjours payables sur une subvention CRSH, CRSNG, IRSC, FQRSC, FQRNT et FRSQ.

* Les preuves de paiement acceptées sont : un relevé de carte de crédit démontrant la transaction, une facture du fournisseur indiquant un solde à payer de 0 $ ou une facture du fournisseur indiquant « payé » et démontrant les 4 derniers chiffres de votre carte de crédit. Si vous avez payé par chèque, la preuve de paiement acceptée est une copie du chèque recto et verso démontrant qu’il a été encaissé par la banque.

S’il est indiqué reçu/receipt sur le document fourni, c’est accepté également.

Frais admissibles pour les déplacements :

Transport

Tout déplacement doit être effectué par le moyen de transport le plus économique possible et par la voie la plus directe, compte tenu des circonstances.

Autobus : le coût du billet d'autobus est remboursé sur présentation du talon du billet.

Train : le coût du billet de train en classe économique est remboursé sur présentation du talon du billet.

Véhicule automobile :

* Automobile personnelle : l’Université rembourse un montant forfaitaire de 0,40 $ du km parcouru. Cette allocation est majorée de 0,07 $ si d’autres employées, employés accompagnent la requérante, le requérant. Sur présentation de pièces justificatives prouvant l'utilisation de son automobile pour ce déplacement (reçu d'achat d'essence au lieu de destination ou preuve de stationnement à destination).

* Véhicule loué :lorsque cela s'avère le moyen le plus économique, il est possible de louer une voiture allant jusqu'à la classe intermédiaire (III). Les dépenses admissibles sont celles réellement encourues selon les tarifs négociés par le Service des approvisionnements (pour plus de détails, consulter le site : http://www.approv.ca/deplacements/ . La facture de location du véhicule ainsi que le reçu d'essence à destination ou une preuve de stationnement à destination (témoignant du lieu de déplacement) sont requis pour le remboursement.

Avion : l'utilisation de l'avion est permise dans le cas de distances supérieures à 400 km à l'aller. Le coût du billet en classe économique et de l'assurance annulation, s'il y a lieu, sont remboursés sur présentation de la facture ET du billet d'avion original ou du billet électronique ET de la carte d'embarquement.

Transports en commun : lorsque possible, les transports en commun devront être privilégiés et seront remboursés.

Taxi : les frais de taxi sont remboursés sur présentation de pièces justificatives lorsqu'il s'agit du moyen le plus économique et le plus approprié.

Stationnement et péage : remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Allocation de repas 

Vous pouvez demander le remboursement de vos repas dans une mesure raisonnable ou demander un montant forfaitaire quotidien (per diem) pour défrayer le coût des repas. Les tarifs prévus sont présentés à l'annexe 2 pour le Québec.

Pour les déplacements à l'extérieur du Québec, les indemnités forfaitaires quotidiennes par repas sont équivalentes à celles prévues par le Conseil du Trésor du Canada, disponibles sur les sites suivants : au Canada (à l'extérieur du Québec) et aux États-Unis (les faux frais qui sont indiqués ne sont pas admissibles à l'UQAM. Il faut donc prendre le montant «total repas» seulement) :

http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/s-td-dv-a3-fra.php

Autres pays :

http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/app_d.php?lang=fra

Notez toutefois que si vous demandez le per diem, vous devez enlever de votre demande de paiement tous les repas inclus dans vos factures (notamment les repas à l'hôtel).

 

Allocation de logement 

Les frais de logement encourus dans un établissement commercial sont remboursés sur présentation de pièces justificatives. Les montants maximums admissibles au Québec sont présentés à l'annexe 2. Pour les frais de logement à l'extérieur du Québec, vous devez utiliser les ressources hôtelières les plus économiques et convenables tenant compte de leur disponibilité et de leur accessibilité, ainsi que des tarifs prévus par Le Conseil du Trésor du Canada sur le site : http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.aspx.

Les maximums accordés par nuitée sont de 200 $ canadiens au Canada (à l'extérieur du Québec) et de 200 $ US pour les États-Unis. Pour les autres pays, l'Université accordera les maximums établis par le Conseil du Trésor du Canada sur le site : http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/preface-fra.aspx, section « Limites de frais d'hébergement à l'étranger ».

Lors de circonstances particulières et, à titre exceptionnel, des frais dépassant les maximums prévus dans la présente directive peuvent être autorisés par la vice-rectrice ou le vice-recteur aux Affaires administratives et financières.

Lors d'un congrès, colloque ou séminaire, l'Université accepte que les établissements d'hébergement suggérés par les organisateurs de l'événement soient admissibles.

Une allocation de 20 $ (en $ canadiens) par nuit est versée dans le cas d'un coucher chez un parent ou une amie, un ami.

Frais divers : L'Université accorde une allocation quotidienne fixe pour frais divers (pourboires autres que ceux des repas, appels téléphoniques, etc.) de 6 $ (en $ canadiens) par jour comportant un coucher dans un établissement hôtelier.

Frais d'inscription à un congrès, colloque, séminaire

Les frais d'inscription à un congrès, un colloque, un séminaire, etc., qui ne sont pas remboursés par les programmes de perfectionnement ou par un fonds de recherche, sont considérés comme des frais de voyage et de déplacement. À ce titre, ils constituent des frais remboursables sur présentation d'un reçu officiel ainsi que du prospectus détaillant les coûts d'inscription.

 

 

Pour les déboursés effectués en devises étrangères

L’Université rembourse la dépense selon le taux payé lors de l'achat des devises, comme indiqué sur la pièce justificative. Dans le cas où une telle pièce n'est pas fournie, un taux de change moyen est appliqué pour la durée du voyage. Un outil de conversion des devises est disponible à l'adresse suivante : http://www.oanda.com/lang/fr/currency/converter/

Avances de fonds

- Une avance de fonds peut être versée dans le cas d'un déplacement hors Québec et lorsque le voyage exige un déboursé d'au moins 500 $.

- Aucun chèque d'avance ne sera émis plus de 30 jours avant le départ. Une période supérieure à 30 jours sera considérée sur présentation de pièces justificatives s'il y a avantage pécuniaire à effectuer un paiement anticipé (par exemple, escompte de 10 % sur les frais d'inscription à un colloque si payés avant une date X).;

- Une demande d'avance de fonds peut également être faite pour toute inscription à un colloque, à un séminaire ou un congrès au Québec ou ailleurs, dont les frais ont dû être acquittés plusieurs semaines avant la tenue de l'événement.

 

Aucune nouvelle avance de fonds ne peut être consentie avant que tout solde d'une avance de fonds antérieure n'ait été acquitté.

Il est à noter que tout paiement effectué à une agence de voyages est considéré comme une avance. Vous devrez donc en tenir compte lors de votre rapport de voyage.

L'UQAM a des ententes avec deux agences spécialisées dans les voyages d'affaires:

Club Voyages Berri                            Club Voyages Lexus

920, boul. de Maisonneuve Est            1411, rue Peel, bureau 403

Montréal (Québec) H2L 1Z1             Montréal (Québec) H3A 1S5

Téléphone: (514) 288-8688              Téléphone: (514) 397-9221

                                                              

Il est important de se rappeler que les fonds de recherche doivent être utilisés exclusivement pour la recherche. Toute dépense imputée à un tel compte doit donc être justifiée en fonction des impératifs de recherche. Il est important également que les dépenses imputées à ces fonds de recherche n'entraînent aucun avantage personnel, celui-ci étant taxable selon la loi. Si, par exemple, une conférence de quelques jours s'insère dans un séjour beaucoup plus long à l'étranger, la dépense imputable au compte doit se limiter à la portion du voyage qui concerne la conférence, à moins de démontrer en quoi un séjour prolongé était nécessaire pour l'avancement du projet de recherche associé à ce compte. Il est important de comprendre qu'un fonds de recherche n'est pas un salaire déguisé. Tout avantage personnel perçu sur un fonds de recherche expose le titulaire et l'UQAM à des accusations d'évasion fiscale.

Pour tout renseignement complémentaire, n'hésitez pas à communiquer avec nous :

 

 

Arezki Belhal

Attaché d’administration

Faculté de science politique et de droit

Université du Québec à Montréal

Téléphone : 514-987-3000, poste 1092

Courriel : Belhal.arezki@uqam.ca

 

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